HUOLETTOMUUTTA
Ajankohtaista
 
VALIDIUS ONLINE
VALIDIUS GROUP OY
REKISTERISELOSTE /
SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA
1. Rekisterinpitäjä
Validius Group Oy, 2595873-3
PL 22, 00101 Helsinki
puh. 010 195300
asiakaspalvelu(at)validius.fi
2. Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Joakim Donner TJ, varatuomari, yhteystiedot kuten edellä.
3. Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin nimi: Validius OnLine

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sopimusasiakkaiden laskujen välitystoiminta, myyntireskontran seuranta ja raportointi. Henkilötietoja käsitellään myös saatavien perinnästä annetun lain mukaiseen toimeksiantojen hallinnointiin ja toimenpiteisiin, joiden tarkoituksena on saada velallinen vapaaehtoisesti suorittamaan erääntynyt saatava, perinnän raportointiin ja suunnitteluun mm. luottotietojen tarkistuksin. Henkilötietoja käsitellään lisäksi oikeudellisessa perinnässä hakemusasioiden, rikos- ja riita-asioiden sekä insolvenssimenettelyyn perustuvien asioiden vireillepanoon ja hallinnointiin. Henkilötietoja käsitellään lisäksi velvoitetuomioiden viranomaistäytäntöönpanon vireillepanoon ja hallinnointiin. Rekisteröityjä tietoja voidaan käsitellä ja säilyttää laissa säädettyjen säilytysvelvoitteiden ja luvanvaraiseen perintätoimintaan liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimusperusteisen velvoitteen täytäntöönpanoon, toimeksiantajan valtuutukseen ja saatavien perinnästä annettuun lakiin.
4. Rekisterin tietosisältö ja kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Validius tallentaa ja käsittelee rekisteröidyistä laskutus- perintä- ja välittämiensä luottotietopalveluiden toteuttamisen kannalta tarvittavia tietoja. Tämä koskee toimeksiantajalta saatuja tietoja, rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Validius OnLine-järjestelmään voidaan tallentaa seuraavat henkilötiedot: toimeksiantajan ja järjestelmän käyttäjätunnuksen omaavan henkilön nimi ja puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä henkilötunnus. Toimeksiantajista tallennetaan myös asiakasnumero, pankkiyhteystieto ja postiosoite. Toimeksiantajan asiakkaan/velallisen osalta tallennetaan henkilön nimi, postiosoite, sekä tapauskohtaisesti puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä muut toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämättömät tiedot kuten esim. syntymäaika tai henkilötunnus jota käytetään perinnän suunnittelua varten tarvittavien luottotietoraporttien hankkimiseksi sekä yksilöintitietona oikeudellisen perinnän ja ulosottotäytäntöönpanon vireillepanon yhteydessä. Käytämme tietoja myös silloin kun välitämme laskuja toisen yrityksen puolesta palvelukumppanina. Laskutusta koskevissa yhteyksissä toimimme henkilötietojen käsittelijänä. Tallennamme laskutus- ja myyntireskontratietoja, saatavaa, saatavan määrää ja perustetta sekä sen maksamista koskevia tietoja, toimeksiannon käsittelyvaihetta koskevia tietoja, perintätoimenpiteitä ja perinnän vaihetta koskevia tietoja. Voimme tallentaa tietoja viranomaispäätöksistä ja viranomaistäytäntöönpanon vaiheista, viranomaisilta ja julkisista rekistereistä saatavia toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisteri voi sisältää myös rekisteröidyn itsensä ilmoittamia tietoja. Rekisteri sisältää merkintöjä asiakaspalvelun kanssa käytyjen puhelinkeskustelujen sisällöstä.

Käsittelemme tietoja myös maksusuoritusten käsittelyssä sekä silloin kuin raportoimme toimeksiantaja-asiakkaalle, viranomaisille (ulosottoviranomaiset ja tuomioistuimet) tai luottotietoyhtiöille. Tietoja voidaan tarvittaessa käyttää myös lainsäädännön asettaman asiakkaan tuntemiseen, kirjanpitoon ja rahanpesun torjuntaan liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi.

Tiedot toimeksiantoon liittyvistä kolmansista tahoista, rekisteri voi sisältää asiaa hoitavan laillisen edustajan, yhteyshenkilön tai edunvalvojan nimet ja yhteystiedot.

Työntekijöiden tiedot Validius kerää työsopimussuhteessa olevien työntekijöiden tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja henkilötunnus.

Käyttäjätiedot Validius OnLine-palveluun, esimerkiksi käyttäjän yksilöivä tieto, käyttäjätunnustunnus ja salasana joka on kryptattu.
5. Tietojen luovutus ja vastaanottajaryhmät
Validius ei luovuta rekisteritietoja kolmansille osapuolille. Poikkeuksen muodostavat perinnän toteuttamisen liittyvät tilanteet joihin liittyy laillinen peruste. Näitä voivat olla laillinen kommunikointi avoimesta saatavasta toimeksiantaja-asiakkaan kanssa, laillinen luovutus loppuasiakkaalle, luovutus asiakkaan lailliselle edustajalle/asiamiehelle/edunvalvojalle, luovutus tuomioistuimelle, ulosottoviranomaiselle, toimialaa valvovalle viranomaiselle, poliisille, tuomioistuimen määräämälle selvittäjälle, luottotietoyhtiölle, numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille taikka maistraatille tietojen tarkistamista varten, alihankkijalle, joita käytämme palvelujen tuottamisessa (esim. tulostus- ja postitusyhtiöt, IT-palvelutoimittajat).

Henkilötietoja ei luovuteta ulkomaille/kolmansiin maihin taikka kansainvälisille järjestöille.
6. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
Validius säilyttää rekisteritietoja niin kauan kun se on tarpeen Validiukselle annetun toimeksiannon/palvelusopimuksessa määritellyn velvoitteen täyttämiseksi, työsuhteeseen liittyvän velvoitteen täyttämiseksi taikka lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen täyttämiseksi. Kirjanpitoon, perintätoimintaan, rahanpesun estämiseen liittyy esimerkiksi velvoitteita jotka saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä vielä perinnän päättymisen jälkeen. Validius huomioi nämä velvoitteet tietojen säilytyksessä.
7. Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Validius OnLine-rekisteriin tallennetut tiedot niitä pääsevät käsittelemään ainoastaan henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen hallinnointia. Validius OnLine-järjestelmä on suojattu ulkopuolisilta ja palvelimet ovat suojattu palomuureilla. Tietoliikenne toteutetaan salatuilla yhteyksillä. Tiedot on suojattu henkilökohtaisella käyttövaltuusvalvonnalla jota valvotaan. Käyttövaltuuksilla on voi olla eri tasoja kunkin toimenkuvan mukaisesti. Rekisterin käyttäjien tunnukset, salasanat ja vahvistuskoodit ovat tasoltaan rajoitettuja tavalla jolla pääsee käsiksi vain ennalta rajattuun osaan sovellukseen tallennettuihin tietoihin. Sovelluksen data varmuuskopioidaan vähintään kerran päivittäin. Tietokannan dataa ja varmuuskopioita säilytetään vähintään kahdessa eri fyysisessä lokaatiossa. Varmuuskopiot säilytetään aina salattuina ja ne on suojattu erilaisin teknisin suojamekanismein ulkopuoliselta ja asiattomalta käsittelyltä.

Henkilökunta/tietojen käyttäjät on salassapitosopimuksin sitoutunut pitämään salassa työtehtäviä hoitaessaan saamansa ja käsittelemänsä tiedot. Salassapidosta on järjestetty koulutusta tietosuoja-asetuksen voimaanastumiseen liittyen. Koulutus ja ohjeistus on jatkuvaa. Yrityksen toimitilat ovat lukitut ja manuaalisia aineistot säilytetään lukituissa kaapeissa. Hylätyt aineistot säilytetään lukituissa tietoturvasäiliöissä joista ne tuhotaan lopullisesti. Toimitiloissa on hälytysjärjestelmä.
8. Rekisteröidyn tarkastusoikeus, vastustamisoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, oikeus tietojen oikaisemiseen, rajoittamiseen sekä ns. vastustamisoikeus. Rekisterinpitäjän on näissä tilanteissa pystyttävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän rekisteröidyn henkilöllisyys. Tästä syystä edellytämme, että rekisteröidyn oikeuksia koskeva perusteltu (ei koske tietosisältöä koskevaa pyyntöä) pyyntö tulee lähettää kirjallisesti, henkilötunnuksella ja kopiolla henkilöllisyystodistuksesta varustettuna sekä omakätisesti allekirjoitettuna osoitteeseen:

Validius Group Oy
PL 22
00101 HELSINKI

Pyydämme, että liitätte pyyntöön yhteystietonne, jotta voimme olla teihin yhteydessä tilanteessa jossa pyynnön esittäjän tunnistamiseen liittyy mahdollinen tarkentamista vaativa puute.